Im ersten Schritt erstellen Sie sich als ein potentieller Lieferant ein Konto, wobei Ihre Zugangsdaten für das Lieferantenmanagementsystem generiert werden. Anschließend hinterlegen Sie im System Ihre allgemeinen Informationen zu Ihrem Unternehmen wie z.B. Ansprechpartner, Bankkonten, Anschrift und Zertifikate mit entsprechendem Gültigkeitsdatum. Bei der Eingabe Ihrer Stammdaten werden Sie durch einen automatischen Dublettencheck unterstützt, um Doppeleingaben zu vermeiden.

Nachdem Sie Ihre allgemeinen Informationen erfasst haben, pflegen Sie im nächsten Schritt anhand von verschiedenen Fragen und Eingabefeldern Ihre Angaben zu Ihrer Eignung als Unternehmen ein. Dabei wird zwischen der wirtschaftlichen und der technischen Eignung unterschieden. 

Sobald Sie Ihre Daten zur Eignung erfasst haben, wählen Sie im darauf folgenden Schritt Ihre Warengruppen aus, für die Sie sich registrieren möchten und/ oder Qualifizierungssysteme aus, für die Sie sich präqualifizieren möchten.

Vor dem Abschließen der Registrierung müssen die Vertragsbedingungen, wie beispielsweise die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, Code of Conduct und Datenschutzerklärung gelesen und akzeptiert werden. Diese werden Ihnen auf dem Lieferantenportal zur Verfügung gestellt. Wenn die Vertragsbedingungen nicht akzeptiert werden, kann die Registrierung im System nicht abgeschlossen werden. Der Registrierungsprozess ist mit der Akzeptanz der Vertragsbedingungen für Sie nun erstmal abgeschlossen. Damit ändert sich Ihr Registrierungsstatus von „nicht abgegeben“ auf „potentiell“. Die systemseitige Registrierung ist jedoch erst dann komplett finalisiert, wenn der Lieferantenmanager der HPA die Registrierung überprüft und bestätigt hat. 

Wenn Sie sich für eine oder mehrere Warengruppen beworben haben, bekommen Sie im Nachgang zu Ihrer bestätigten Registrierung, die entsprechenden warengruppenspezifischen Fragebogen zur Verfügung gestellt. Jeder Fragebogen besteht aus mehreren Reitern, die die Unterkategorie der Warengruppe abbildet. Sie füllen in der Lieferantendatenbank Ihre warengruppenspezifischen Fragebögen aus und erfassen dabei unter den verschiedenen Reitern die angeforderten Daten wie beispielsweise Umsatz, Mitarbeiteranzahl und Nachweise. Ihr Registrierungsstatus ändert sich somit für Ihre jeweilige Warengruppe von „potentiell“ auf „abgegeben“. 

Wenn Sie sich für ein oder mehrere Qualifizierungssysteme beworben haben, bekommen Sie im Nachgang zu Ihrer Registrierung je Qualifizierungssystem einen zusätzlichen Fragebogen zum jeweiligen Qualifizierungssystem über den Reiter „zusätzliche Informationen“ zur Verfügung gestellt. Sie erfassen hier die angeforderten Daten zum jeweiligen Qualifizierungssystem. Diese Daten werden anhand eines Genehmigungsworkflows an den Lieferantenmanager der HPA übermittelt und vom ihm überprüft. Nach der Überprüfung kann er Ihre Bewerbung für das jeweilige Qualifizierungssystem genehmigen oder ablehnen. Ihr Registrierungsstatus für das jeweilige Qualifizierungssystem ändert sich in diesem Fall von „potentiell“ auf „genehmigt“ oder „abgelehnt“.